プレゼン資料から顧客向け提案書を作る：全工程の例

何を作るか、作業の方向を決める

このガイドでは、既存のプレゼン資料から顧客向けの文書提案書とフォローアップ一式を作ります。提案を発表するためのスライドが必要なら、以下の八枚の構成を出発点にし、承認済みのブリーフから資料を作ってください。両者は同じ事実を使っても、営業工程の異なる場面で役立ちます。

• 元資料と再利用できる提案書一式をダウンロード
• 承認済みのブリーフからプレゼン資料を作る

• 年次報告書を使った作例を見る

プレゼン資料から提案書を作るには、根拠を取り出し、観測結果と推奨事項を分け、目的、提案する作業範囲、測定方法、必要な判断の四項目で書きます。難しいのは、検討中の次の一歩を、いつの間にか確約した仕事として書かないことです。

以下では、一つの八枚の資料から要約、顧客向け提案書、フォローアップメール、四つの想定問答を作ります。文章を使う際は事実を自分のものに替え、区別を保ってください。この手順に新しい製品機能は不要です。

確認しやすい小さな元資料から始める

例はオンボーディングの試験導入です。参加者40人、期間14日、完了者28人。完了者のうち十人に聞き取りを行い、六人が初期設定でのつまずきを挙げました。完了者の設定時間の中央値は18分です。対照群も、導入前の設定時間の基準値もありません。

これだけでも有用なフォローアップは書けます。ただし、新しい方法でオンボーディングが改善した、参加者の大半が困った、次の案件が合意済みだとは言えません。

• 元資料と四種類の文書をすべてダウンロード

書き換える前に12項目の事実一覧を作る

以下の一覧には人数、計算した値、限界、判断状況を記します。分かっていることと同じくらい、分からないことも残す必要があります。そうしなければ、流れるような提案書が勝手に予算や期限を補ってしまいます。

三つの計算は明確です。28 ÷ 40 × 100 = 70%が完了率、40 − 28 = 12人が未完了者、6 ÷ 10 × 100 = 60%が聞き取り対象者のうち設定でつまずいた割合です。これだけでは以前の方法からの改善、招待者40人全体のつまずき率、設定時間の前後差による短縮は計算できません。

聞き取り対象の選び方にも注意が必要です。聞き取りは完了者だけに行いました。他の12人がなぜやめたかは分かりません。その人たちに聞けば結論が変わるかもしれません。この問いを飛ばして改善策を確約してはいけません。

文書1：転送しやすい要約

要約を読めば、次の人が結果、限界、必要な判断を理解できるようにします。この例なら、分母を省いたり対照実験があったように見せたりせず、100語未満にまとめられます。

基準値がないという一文は欠かせません。省くと、観測された中央値にすぎない「18分」が改善結果のように聞こえます。短くするために、数字を正しく理解するための条件まで削ってはいけません。

文書2：顧客向け提案書

提案書には別の役割があります。相手に次の行動を検討してもらうことです。すでに得た根拠、これから提案する仕事、まだ必要な承認を区別してください。

目的

設定手順の見直しを次のオンボーディング試験で検証すべきか判断します。最初の14日間の試験では、招待した40人のうち28人が完了しました。聞き取りを受けた完了者10人のうち六人が設定でのつまずきを報告しました。この結果は調査する理由にはなりますが、全参加者の割合ではありません。

提案する作業範囲

現在の設定手順を確認し、修正候補を特定して、承認を得るための試験計画を作ります。これらは提案中の作業であり、合意済みではありません。未完了者への聞き取りが可能か確認してから、その作業を範囲に加えてください。

測定方法

募集前に主な成果指標、分母、観測期間を決めます。完了状況と設定時間を記録します。初回試験には対照群も設定時間の基準値もなかったため、比較方法を決める必要があります。改善率を先に約束しないでください。

必要な判断

計画の作成を進めるか、誰が担当するか、検討できる予算と日程を確認してください。価格や納期は提示されていないため、この文書にも記載しません。

価格と納期がないことに注目してください。これは文章の欠陥ではなく、未解決の条件です。ありそうな料金を作り足すと完成した文書には見えますが、送るには危険です。権限のある人が提示または承認した後で契約条件を加えてください。

文書3：フォローアップメール

メールには次の行動を一つ明確に書きます。提案書全体を繰り返したり、元資料にない会議が開かれたかのように書いたりする必要はありません。

「検討しますか」と書けば判断は相手に委ねられます。「開始します」と書けば、元資料にない承認があったように読めます。短い表現の違いでも実務上の影響は大きくなります。

文書4：備えておきたい四つの質問

試験は成功しましたか？

14日間の完了率は70%でした。ただし事前の成功基準、対照群、基準値がないため、方法が改善したか、決められた目標を達成したかは判断できません。

参加者の大半が設定でつまずきましたか？

分かりません。聞き取り対象者10人のうち六人がつまずきを報告しました。聞き取り対象者は完了者28人から選ばれたため、招待者40人全体を表す結果ではありません。

次の作業にはいくらかかりますか？

予算も価格も示されていません。次に契約条件を提案する前に、作業範囲と制約を決める必要があります。

次に何をすべきですか？

設定手順を見直し、比較方法を先に決めた二回目の試験計画を作るのが一案です。担当者、予算、日程、承認はこれから決める必要があります。これは推奨事項で、合意済み案件の報告ではありません。

事実を変えてしまう四つの書き換え例

四つの誤った文はどれも普通に聞こえます。奇妙な事実の捏造がなくても問題になります。だから誤字や語調だけの校正では、重要な確認が抜けてしまいます。

再利用できる作成指示

長い資料なら、最初に事実一覧を作らせて確認します。その一覧から各文書を生成してください。元のスライドも横に置きます。事実一覧自体が文脈を落とすことがあるためです。

この手順をPageworksで使う

この八枚の例はPageworks Freeの十枚の上限に収まります。元のブリーフから始め、構成案を確認してプレゼン資料を作りましょう。ダウンロードできる要約、提案書、メール、想定問答も編集可能な出発点として使えます。この小さな作例に、より大きな枚数枠を買う必要はありません。

大きな報告書や継続的な顧客案件向けのProは$5.99からで、一日当たりの作成回数に制限なく、一つの資料に最大50枚まで対応します。AIデザイン型生成、最大100 MBのアップロード、編集可能なPowerPoint、高品質PDF、透かしのない書き出しと共有が加わります。例えば24枚のレビュー資料はProの上限内で、Freeの上限を14枚超えます。これは容量の比較であり、資料を長くする推奨ではありません。

相手に合う形式を選びます。FreeのPDFやスライド画像型PPTXは閲覧・発表に使えます。相手がスライドを修正するならProの編集可能なPowerPointを使ってください。編集可否はレイアウトにも左右されるため、書き出したファイルを確認します。このガイドの四つの文書テンプレートは、追加購入なしでダウンロードできます。

• FreeとProを比較

• 元資料からプレゼン資料を作成
• メモや文書をスライドにする方法
• プレゼン作成の流れを比較

資料一式を送る前に

• すべての数値を元資料と照合し、分母と対象期間も確認します。
• 「します」「承認済み」「保証」「合意済み」などの確約を示す表現を探し、元資料で裏付けられるか確認します。
• 未解決の項目を、問い、次の提案、承認済みの判断のどれに当たるか示します。
• 古い下書きを除き、相手が使用する版を分かるようにします。

完成するのは役割の違う四つの文書です。要約は説明し、提案書は判断を求め、メールは次の対話を始め、想定問答は返答の準備に使います。文体は違っても、根拠について同じ事実を伝える必要があります。

文書提案書とプレゼン資料を一致させる

顧客から変更依頼があったら、まず元の事実一覧を更新します。その後、資料、提案書、メールの作業範囲、数値、承認状況を確認します。範囲が変わって価格が未承認なら、以前の版のもっともらしい金額を引き継がず、契約上の判断が未決であることを示してください。

1. 承認済みの元資料の責任者を一人決め、版の日付を記録します。
2. 契約上の約束を、提示された作業範囲や承認済みの判断と対応させます。推奨事項と合意済みの仕事を分けてください。
3. 送る前に四つの成果物の数値と次の行動を比べます。要約は短くても、提案書以上のことを約束してはいけません。

この変換手順とダウンロードできる文章はPageworksと一緒に利用でき、自動的に提案書を書く追加機能を必要としません。Pageworksは元資料からプレゼン資料を作ります。文書用テンプレートは自分の編集ソフトで使い、送付前に契約条件を確認してください。