具体例
以下の想定条件で判断の手順を確認し、その後で自分の条件に置き換えてください。
繰り返し発生する三つの仕事、営業提案、経営層向け報告、案件レビューを分けます。必要な根拠はそれぞれ違います。提案には合意済みの作業範囲、報告には比較可能な期間、レビューには担当者と日付が必要です。三週間にわたり、各仕事で六枚の作成指示を一つずつ試します。根拠のない記述、手作業での修正、受け取る人が意図した行動を完了できたかを数えます。九回の生成が成功しただけでは、会議が役立つようになったかは分かりません。
初稿ではなく、完成までを測る
比較中は入力資料と求める成果物を同じ条件にしてください。実際の作業時間と、他の人の承認を待つ時間は分けて記録します。初稿が早くできても、確認済みの成果物が早く完成しなければ効果は限定的です。
- 元資料と最初に生成した版を残します。後から修正すると、どこに手直しが必要だったか分からなくなるためです。
- 準備、下書き、確認、納品を別々の工程として記録し、各工程の担当者も残します。
- 作業方法を変える前に、同じ種類の仕事を繰り返して比較します。定例報告と新規の投資家向け資料を混同しないようにします。
自分の元資料で試す
承認済みの元資料から下書きを作り、構成案を確認してから、完成ファイルが上記の条件を満たすか確かめてください。
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