プレゼン資料作成の費用：チームの実作業から計算する

具体例

チームが月に十二件の資料を作るとします。一件の下書きに40分、検証に25分、書き出し後の修正に15分なら、合計80分で、月に十六時間です。社内での試算単価を一時間あたり50 USDとすると、ツール代を除く作業費は800 USDです。下書きを20分に短縮できても、検証と修正が増えなければ四時間の節約になります。生成速度だけを作業全体に当てはめず、各段階を別々に測りましょう。

計算から説明可能な見出しへ

グラフを選ぶ前に、元の数値の横に計算式を書きます。合計値、比率、比率の変化では分母が異なります。繰り返し丸めると比較が歪むため、表示する最終結果だけを丸めてください。

1. 各数値の対象期間、単位、集計対象を記録し、実績と計画・予測を区別します。
2. グラフとは別に主要数値を計算し直し、両者が同じことを示しているか確認します。
3. 結果を具体的な判断につなげます。原因についての説明は、別の根拠が揃うまで問いとして残します。

月間費用は、資料件数 × 一件あたりの実作業分数 ÷ 60 × 一時間あたりの試算単価に、ツール費用の配分額を足して計算します。この例で12件すべての下書きを20分短縮すると四時間が空きます。一時間$50なら、使える作業能力の試算額は$200です。ただし給与が$200減るとは限りません。ツールによって一件あたり確認が10分、修正も10分増えるなら、時間上の利点は消えます。事業上の効果を説明する際は、現金支出、空いた作業時間、その時間を実際に別の仕事に使えたかを分けてください。

実際の作業で確かめる

承認済みの元資料をPageworksに入力し、構成案を確認してからスライドを生成・調整してください。Proは最大50枚と編集可能なPowerPoint書き出しに対応します。相手に渡す形式に合うプランを選びましょう。

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• PDFやWordの文書をAIでスライドにする方法

出典・参考資料

• Microsoft WorkLab：勤務日の調査